股东大会通知函 股东大会书面通知

股东大会通知函：确保会议顺利进行的关键文件

1.文件性质明确，标题规范

在编写股东大会通知函时，首要任务是确保文件性质的明确。标题应清晰表明文件是关于召开股东大会的通知，例如：“[公司名称]关于召开2024...”这样的标题即直观又正式，便于收件人迅速了解文件内容。

2.依据法律法规，遵循公司章程

根据《中华人民共和国公司法》及本公司章程的有关规定，股东大会的召开必须遵守相关法律法规和公司章程。例如，“有限公司临时股东会会议于年月日，在___召开。”这样的表述体现了对法律规定的尊重和遵守。

3.召集人明确，程序合规

股东大会的召集人通常是公司董事会。在通知函中，应明确指出召集人为公司董事会，并说明会议召开的合法、合规性。例如：“公司第五届董事会第十二次会议审议通过了《关于提请召开2024年第一次临时股东大会的议案》，召集程序符合有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件和公司章程的规定。”

4.会议日期、时间及地点

在通知函中，应详细列出会议的召开日期、时间和地点。例如：“会议召开的日期、时间为：年月日时分，地点为：。”这样确保股东能够准确掌握会议信息。

5.参会股东及表决权

通知函中应明确到会股东的名单及代表表决权的人数。例如：“应到会股东人，实际到会股东，代表___表决权...”这有助于确保会议的决策效率和公正性。

6.代理人出席要求

对于法人股东，其法定代表人委托代理人出席会议的，代理人应出示相关证明文件。例如：“代理人应出示其本人身份证原件、法人营业执照副本复印件并加盖公章、股票账户卡原件、授权委托书(加盖公章)。”这保证了会议的合法性和规范性。

7.联系方式及文件备查

在通知函中应注明股东联系人、联系电话，并在信函、传真中注明“股东大会”字样。还应提供备查文件目录，例如：“经与会董事签字并加盖公章的《浙江启超电缆股份有限公司第四届董事会第一次会议决议》。”这方便股东查阅相关资料。

8.网络投票系统说明

对于采用网络投票系统的股东大会，应在通知函中明确说明投票系统和操作方法。例如：“本次股东大会采用的网络投票系统：上海证券交易所股东大会网络投票系统。”这确保了股东的投票权益得到保障。

通过以上八个方面的详细介绍，我们可以看到，一份规范、详细的股东大会通知函对于确保会议的顺利进行具有重要意义。公司在编写通知函时，务必认真对待，确保文件内容准确、完整，为股东提供便利。